Trois cahiers remplis trônent sur l’étagère et un quatrième est ouvert devant vous. Quelque part en eux se trouvent le numéro que votre client a prononcé à haute voix un mardi de mars, le nom du plombier par lequel votre voisin ne jure que et un plan que vous avez écrit sur un train qui était meilleur que tout ce que vous avez écrit depuis.
Vous savez que tout est là-dedans. Vous ne pouvez accéder à rien de tout cela.
Ainsi, le cahier continue à écrire et ne rend rien en retour. Il est devenu un périphérique en écriture seule : excellent au moment de la capture, inutile au moment où vous avez à nouveau besoin de sortir quelque chose. La plupart des gens réagissent en achetant un ordinateur portable plus joli, ce qui ne change rien, ou en en commençant un cinquième, ce qui aggrave la situation.
Un système japonais d’organisation des cahiers résout la seconde moitié de ce problème, la moitié de la sortie, et il le fait avec environ quatre secondes de travail par page.
Pourquoi un cahier se remplit et cesse d’être utile
La récupération d’un cahier papier échoue pour une raison structurelle : vous écrivez dans l’ordre dans lequel les choses se produisent et vous avez besoin de les remettre dans l’ordre dans lequel elles comptent. Les pages entrent par date. Les questions arrivent par sujet. Rien dans un livre relié ne relie les deux, donc le seul outil de recherche dont vous disposez est le feuilletage. Passé quarante ou cinquante pages, le feuilletage cesse d’être une recherche et devient de l’archéologie.
Tous les correctifs populaires tentent de résoudre ce problème au moment de la capture, qui est le pire moment possible. Un carnet par projet signifie que vous n’avez jamais le bon dans votre sac. Les onglets supposent que vous connaissiez vos catégories en janvier. Les stylos de couleur nécessitent une décision pendant que quelqu’un parle encore. Tout réécrire dans une application chaque soir est un deuxième travail, et c’est la première chose à faire au cours d’une mauvaise semaine.
Rien de tout cela n’est un échec disciplinaire. Ces systèmes vous demandent de trier pendant que vous écoutez encore. La capture doit rester stupide et rapide, sinon elle ne se produit pas du tout. Si votre ordinateur portable est avant tout un dépotoir pour une tête bondée, c’est très bien, et notre guide pour se sentir trop dépassé pour commencer est la meilleure lecture. Le tri a lieu ailleurs : après coup, en bord de page.
Qu’est-ce qu’un système d’organisation de notebooks japonais ?
Recherchez la phrase et deux choses différentes reviennent. L’un est un ensemble de planificateurs et de systèmes de cahiers japonais que vous pouvez acheter. L’autre est une astuce d’indexation en bord de page qui circule sans source claire. Les produits sont vérifiables ; le folklore autour de l’astuce ne l’est pas, et nous allons être clairs sur ce qui est quoi.
Les produits sont réels et valent la peine d’être connus. Hobonichi publie Hobonichi Techo, une famille de planificateurs construite autour d’un format de page quotidien. [1] MIDORI présente le carnet TRAVELER’S sous la forme d’une couverture en cuir dont vous remplacez le contenu avec des recharges dédiées, de sorte que la couverture reste et le papier à l’intérieur tourne. [2] Deux réponses différentes à la même question, et toutes deux adoptent une position que la plupart des planificateurs occidentaux évitent : le format est fixe et vous vous y engagez.
L’index de bord de page constitue l’autre moitié. Nous avons cherché son origine et n’avons pas pu en vérifier une, nous n’allons donc pas vous raconter l’histoire d’une pratique vieille de plusieurs siècles. Ce qui suit est la propre version de LifeHack. Il reprend la position de format fixe et de livre unique que partagent ces produits et ajoute une couche de récupération dont la maintenance ne coûte presque rien.
Voici la définition que nous donnerions : un système d’organisation de cahiers japonais gère un cahier comme un seul flux chronologique et déplace tout le tri vers le bord de la page et les dernières pages, donc rien n’a à être décidé pendant que vous écrivez.
La capture reste muette. La récupération obtient une structure. Les deux ne s’affrontent jamais pour le même moment.
Construisez-le en vingt minutes
Vous avez besoin de votre cahier actuel, d’un stylo et d’un marqueur ou d’un surligneur. N’achetez rien pour l’instant. La configuration ci-dessous est la nôtre, et elle est volontairement petite, car la version que vous maintenez réellement bat la version que vous admirez.
1. Numérotez les pages. Coin extérieur inférieur, chaque page, de l’avant vers l’arrière. Vingt minutes avec quelque chose en arrière-plan. Cette seule étape est ce qui rend un index possible, et c’est l’étape que tout le monde saute.
2. Choisissez quatre points, pas dix. Quatre catégories qui couvrent la plupart de ce que vous écrivez. Les nôtres sont le travail, l’argent et l’administration, les personnes et les idées. Le vôtre pourrait être Clients, Santé, Maison, Étude. Quatre est la limite pour une raison : à six heures, vous commencez à hésiter sur laquelle se trouve une page, et l’hésitation au moment de la capture est ce que nous supprimons. Si une cinquième catégorie continue de réclamer une place, ce sujet mérite probablement son propre carnet.
3. Dessinez la colonne de bord. Sur chaque page, laissez une bande étroite le long de la marge extérieure, d’environ un demi-pouce de large, divisée de haut en bas en quatre bandes. Le premier groupe est le travail, le deuxième groupe est l’argent, le troisième groupe est les gens, le quatrième groupe est les idées. Lorsqu’une page concerne principalement l’un d’entre eux, remplissez cette bande avec le marqueur et appliquez l’encre directement sur le bord du papier.
Fermez le livre et regardez les bords des pages. Chaque page de travail affiche un tiret à la même hauteur. Ils s’empilent en une bande visible. Pour retrouver vos pages de travail vous n’ouvrez plus du tout le livre ; vous faites le pouce à la rayure.
4. Conservez l’index arrière. Réservez les deux dernières pages. Une ligne par entrée : date, trois à six mots, numéro de page. Mar 4 - Hoffman call, pricing - p.62. Écrivez la ligne lorsque vous fermez la page, et non lors d’un nettoyage hebdomadaire que vous ignorerez. Cela prend quatre secondes et c’est tout le système.
5. Cinq minutes vendredi. Ouvrez l’index, ajoutez les lignes que vous avez manquées et encerclez tout ce qui est encore ouvert. Copiez les éléments encerclés sur la nouvelle page suivante. C’est le coût total de maintenance, et c’est ce qui le différencie de l’index que vous avez commencé dans un bullet journal et abandonné au cours de la troisième semaine.
Lorsque le cahier se remplit, photographiez les deux pages d’index avant de le ranger et nommez le fichier avec la plage de dates. Ce sont vos archives. L’empilement d’habitudes est le moyen le plus simple de faire tenir le pass du vendredi : attachez-le à quelque chose que vous faites déjà sans réfléchir, comme la fin de votre dernière réunion de la semaine.
Une semaine dans le système
Prenez une lectrice hypothétique, Dana, qui gère deux projets au travail et gère la majeure partie de l’administration domestique. Le lundi, elle prend des notes sur l’appel : les participants en haut, les décisions en bas de la page, les actions à entreprendre dans de petites cases carrées qu’elle peut cocher, les questions ouvertes marquées d’un point d’interrogation dans la marge. Bande de travail remplie, ligne d’index écrite, réalisée en quatre secondes.
Mercredi, elle écrit une demi-page d’idées pour un projet parallèle sur le train. Groupe d’idées. Jeudi, un plombier lui donne un numéro par téléphone et elle l’écrit sur la page suivante disponible, qui se trouve entre deux pages de notes client. Bande d’argent. Elle ne réorganise rien. Le carnet reste chronologique, c’est le seul ordre qu’elle peut maintenir tout en vivant sa semaine réelle.
Trois semaines plus tard, le plombier rappelle et conteste le chiffre. Dana ferme le livre, regarde la bande Money, voit quatre tirets et ouvre le deuxième. Dix secondes, peut-être quinze. Selon l’ancien arrangement, ce numéro avait disparu et elle l’aurait cru sur parole.
La récupération que vous ne pouvez pas faire avec une seule bande est celle où vous vous souvenez d’un sujet mais pas d’une catégorie. C’est à cela que sert l’index. Quarante lignes d’écriture manuscrite numérisées en moins d’une minute ; ce n’est pas le cas de deux cents pages. Les deux outils couvrent des échecs différents, c’est pourquoi vous voulez les deux et pourquoi aucun des deux ne suffit à lui seul.
Encore une chose qui mérite d’être copiée des pages de réunion de Dana : la boîte carrée. Une tâche avec une boîte vide à côté est visiblement inachevée à six pieds de distance. Lorsque vous feuilletez cette page dans deux semaines, la boîte ouverte effectue le rappel sans que vous ayez à lire un mot. Si vous exécutez également une liste de tâches, la manière de hiérarchiser ce qui s’y trouve est plus importante que l’endroit où vous l’écrivez.
Un ordinateur portable ou un système rechargeable ?
Choisissez en fonction de la façon dont votre travail est façonné, et non en fonction de ce qui semble beau sur un bureau. Si la plupart de ce que vous capturez est temporel, des réunions, des appels et des notes quotidiennes, un cahier relié et l’index de bord suffisent, et l’ordre chronologique est une fonctionnalité. Si votre travail est en forme de projet et que vous devez regrouper physiquement les pages par client après coup, un anneau ou un système rechargeable vaut son prix.
C’est la division que montrent clairement les options japonaises. Le Hobonichi Techo est construit autour d’une page quotidienne, qui convient à une vie qui se déroule avec des rendez-vous. [1] Le carnet TRAVELER’S est une couverture avec des recharges échangeables, qui convient à quelqu’un qui souhaite un seul support et un contenu changeant. [2] Un simple classeur à anneaux avec intercalaires fait le travail de regroupement pour une fraction de l’argent et sans aucun plaisir.
Voici la partie que les résultats d’achat ne vous diront pas : acheter l’un ou l’autre ne vous donne pas de système. L’index le fait. Nous préférerions que vous exécutiez cela sur un ordinateur portable à trois dollars pendant deux mois et que vous dépensiez ensuite l’argent, plutôt que de commencer avec le plus beau et de l’abandonner en mars. Le matos n’est pas la contrainte. Cela ne l’est jamais. C’est le même piège décrit dans un costume différent.
Pourquoi ne pas simplement utiliser votre téléphone ?
Parce que les deux outils sont efficaces dans des domaines opposés et que la plupart des gens utilisent le mauvais pour la capture. Le numérique gagne carrément la recherche. La recherche en texte intégral sur cinq ans surpasse n’importe quel index tenu à la main, et rien sur papier ne rivalise avec cela. Paper gagne les trois secondes avant le début de l’écriture : pas de déverrouillage, pas de choix d’application, pas de notification atterrissant au milieu de votre réflexion.
Vous trouverez en ligne de nombreuses affirmations confiantes sur l’écriture manuscrite et la mémoire. Nous avons cherché des chiffres sur lesquels nous pouvions nous appuyer, mais nous ne les avons pas trouvés. Nous n’allons donc pas vous présenter cet argument. Les arguments en faveur du papier ici sont plus restreints et plus ennuyeux : il s’agit de friction de capture, pas de chimie cérébrale.
La règle que nous utiliserions est une division. Capturez et réfléchissez sur papier. Passez une ligne au numérique uniquement lorsqu’elle franchit l’un des trois seuils : quelqu’un d’autre en a besoin, elle a un délai ou vous l’avez consultée plus de deux fois. Tout le reste reste là où il a atterri. Tout ce que vous suivez quotidiennement et numériquement, comme les représentants ou les dépenses, appartient dès le départ à une application, et les outils de suivi des habitudes le font mieux qu’une page ne le fera jamais.
Commencez par les deux dernières pages
Ce soir, prenez le cahier que vous utilisez déjà. Numérotez ses pages à partir d’aujourd’hui. Écrivez quatre étiquettes de catégorie à l’intérieur de la couverture. Passez ensuite aux deux dernières pages et écrivez des lignes d’index pour les dix dernières pages que vous avez écrites, sans plus en arrière.
Cela fait environ vingt-cinq minutes, et c’est la totalité de l’engagement. Un système d’organisation de cahiers japonais ne gagne sa place que la première fois qu’il vous rend quelque chose, alors dans deux semaines, comptez le nombre de fois où vous avez cherché quelque chose et l’avez trouvé. Si le compte est nul, abandonnez cela sans culpabilité. Si c’est trois, vous avez votre réponse et vous n’aurez plus jamais à penser au système.
Foire aux questions
Existe-t-il une méthode japonaise officielle pour organiser un cahier ?
Aucune méthode nommée ne correspond à cette recherche. Ce qui est vérifiable, c’est une forte culture de planification et les produits qui en découlent, notamment le format de page quotidienne Hobonichi Techo et le carnet TRAVELER’S à recharge MIDORI. L’idée commune à tous est un format fixe auquel vous vous engagez plutôt que de le repenser chaque année. Le flux de travail de marquage des bords dans cet article est la propre construction de LifeHack, et non une tradition documentée.
Et les cahiers genkouyoushi ?
Ce sont des cahiers en papier manuscrit japonais, disposés selon une grille de carrés pour l’écriture manuscrite de caractères japonais. Ils apparaissent dans ces résultats de recherche car il s’agit d’un cahier japonais bien connu, mais la grille est un format d’écriture plutôt qu’un système d’organisation. Cela n’aidera pas à la récupération.
Quel est le meilleur carnet pour organiser plusieurs projets à la fois ?
N’importe quel cahier de pages numérotées que vous transportez quotidiennement. Si les projets doivent être physiquement séparés, utilisez un classeur à anneaux avec un intercalaire par projet et conservez le même index de dernière page. Le format importe beaucoup moins que le fait que l’index reçoive une ligne lorsque vous fermez la page.
Qu’en est-il des trois cahiers à moitié utilisés déjà en rayon ?
Laissez-les. Numérotez les pages de celui que vous utilisez actuellement, à partir d’aujourd’hui, et indexez uniquement les dix dernières pages que vous avez écrites. Le remplissage de vieux cahiers est la façon dont cela meurt au cours de la première semaine. Si ces trois-là vous harcèlent encore, photographiez les pages qui comptent et rangez-les.
Combien de temps avant que cela en vaille la peine ?
Vous le saurez dès la première récupération, qui a généralement lieu dans un délai de deux ou trois semaines. Si un mois s’écoule et que vous n’êtes pas allé chercher une seule fois quelque chose que vous avez écrit, la réponse honnête est que vous n’aurez peut-être pas de problème de récupération et que vous pouvez arrêter l’indexation avec notre bénédiction.
